Existen variantes a la hora de identificarse ante el IRS, la institución que regula a los contribuyentes en Estados Unidos. Por otro lado, no hay vínculo necesario entre el TAX ID y el estatus inmigratorio de las personas.
Identificación fiscal vs. Identificación del empleador vs. ITIN -Individual Taxpayer Identification Number, o Número de identificación personal del contribuyente- ¿Es lo mismo una identificación fiscal que un EIN -Employer Identification Number, o Número de Identificación como empleador? ¿Para qué sirve el ITIN?
Al declarar impuestos para usted y su empresa, es importante saber en qué se diferencian estos términos. El IRS (Internal Revenue Service, la Oficina que regula los impuestos internos en Estados Unidos) y otras agencias del gobierno que manejan la documentación relacionada con los impuestos para empresas y personas usan varios números de identificación fiscal que parecen similares pero, de hecho, son bastante distintos.
¿Es lo mismo un EIN que una identificación fiscal? Las diferencias entre estos y el ITIN
En primer lugar, debemos distinguir entre los nombres genéricos de los números de identificación fiscal y los tipos específicos de identificación fiscal. «Número de identificación del contribuyente» o «identificación fiscal» se refiere al término general utilizado por el IRS y otras agencias gubernamentales para agrupar varios tipos de identificaciones fiscales que ayudan a establecer la identidad de las personas o entidades sujetas a impuestos.
Los más importantes de estos números son:
- Número de Seguro Social (SSN por su sigla en inglés)
- Número de identificación del empleador (EIN)
- Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN)
Esto significa que el EIN es un tipo de identificación fiscal, pero una identificación fiscal también es cualquiera de los otros números de identificación fiscal específicos mencionados anteriormente. Y hay otros, que cubriremos uno por uno.
Entendiendo el Número de Identificación Personal del Contribuyente: ITIN vs. EIN
El Número de Identificación Personal del Contribuyente, o ITIN, es para personas que no tienen un Número de Seguro Social o un EIN. Estos números son emitidos por el IRS o por la Administración del Seguro Social para extranjeros residentes y no residentes o sus dependientes que necesitan ser identificados para empleo legal e impuestos.
Los empleadores pueden entonces aceptar un ITIN de un nuevo empleado en lugar de un SSN o EIN. Usted, como empleador, puede usar este número para documentos de impuestos sobre la nómina, como los resúmenes de deducciones de nómina W-4, W-2 y W-3.
El ITIN generalmente no es válido como número de identificación en otros contextos, y el IRS es muy específico en cuanto a que no se puede usar para otorgar a alguien permiso legal para trabajar en los Estados Unidos, recibir un Crédito Tributario por Ingreso del Trabajo u obtener elegibilidad para beneficios sociales.
Sin embargo, los dependientes de los titulares de un ITIN pueden calificar para Créditos Tributarios por Ingreso del Trabajo a partir de 2021 incluso si no tienen un Número de Seguro Social, pero esto viene con ciertas condiciones legales.
Entonces, ¿qué tipo de empleado podría carecer de un SSN pero tener un ITIN?
- Extranjeros no residentes con visas de trabajo legales para los Estados Unidos pero sin elegibilidad para SSN;
- Extranjeros estadounidenses con residencia total que aún no tienen un Número de Seguro Social
- Dependientes y cónyuges de extranjeros no residentes con visas
- Cónyuges o dependientes de ciudadanos estadounidenses y extranjeros residentes que carecen de SSN
Cómo solicitar un ITIN
Los extranjeros residentes y no residentes en los Estados Unidos o sus dependientes y cónyuges pueden solicitar un Número de identificación fiscal individual completando el formulario W-7 del IRS e incluyendo la documentación de respaldo que acredite su estado migratorio e identidad. Estos formularios pueden enviarse por correo a los agentes de aceptación del IRS, que pueden incluir universidades, organizaciones financieras y otras instituciones con autorización del IRS para recibir solicitudes de ITIN.
El papel del Número de Seguridad Social (SSN)
El SSN es un número de 9 dígitos que identifican a una persona como contribuyente, a la vez que registran sus ingresos y su capacidad crediticia.
Por ello el SSN es el código más importante y más utilizado en los Estados Unidos. Todos los ciudadanos estadounidenses y los residentes permanentes legales necesitan un SSN para presentar sus declaraciones de impuestos, solicitar Medicare o Medicaid, solicitar beneficios de pensión o tratar con el sistema de Inmigración y Aduanas de los Estados Unidos.
Los extranjeros no residentes y ciertos tipos de extranjeros residentes y sus cónyuges o dependientes normalmente no califican para los Números de Seguro Social. En estos casos, pueden ser elegibles para un ITIN como identificación fiscal para trabajar legalmente en los Estados Unidos.
Cómo solicitar un Número de Seguro Social
Los ciudadanos y residentes legalmente elegibles de los Estados Unidos pueden solicitar un SSN completando el Formulario SS-5, Solicitud de una tarjeta de Seguro Social y presentándolo junto con prueba de su identidad, edad y estado de ciudadanía o residencia a la Administración del Seguro Social.
Comprender el número de identificación del empleador (EIN)
El número de identificación del empleador, o EIN, es una identificación fiscal federal que se aplica específicamente a entidades comerciales, no a personas privadas. A pesar del uso de la palabra «empleador» en su nombre, una empresa no necesita tener empleados para solicitar un EIN.
¿Por qué y cuándo una empresa necesita un EIN?
El EIN es el número clave que utiliza el IRS para identificar empresas en los Estados Unidos a efectos del impuesto sobre la renta y otros impuestos. Este número también tiene varios usos adicionales para las empresas, como:
- Solicitud de licencias y permisos municipales, estatales y otros;
- Informar y pagar los impuestos federales FICA, como la nómina, el impuesto sobre la renta, la seguridad social y Medicare;
- Solicitar préstamos comerciales
- Apertura de cuentas bancarias a nombre de su empresa